Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige og kontaktperson. F C Helsingør er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen Dataansvarlig: Finn Moseholm, Bestyrelsesformand, fm@fchelsingor.dk

Adresse:

Gl. Hellebækvej 63-65
3000 Helsingør

CVR FCH forening – 2555 0110
Telefon: +45 21423049
Foreningens mail: info@fchtalent.dk
Website: www.fchtalent.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   • Almindelige personoplysninger:
     Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, medlemstype, medlemsnummer, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse.
   • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse
2. Oplysninger om ledere og trænere:

• • Som ovenfor
  • CPR-nummer i forhold til krævet ”Børneattest”
    Disse oplysninger rekvireres af medlemmet, og sendes til, samt læses, alene af formanden, og opbevares i et F C Helsingør sikret lokale/boks. Denne er tilgængelig for formanden og sekretæren.

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn og feriepenge m.m.
• Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse samt indgåelse af kontrakter og specielle forsikringer m.m.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, lønudbetaling m.m.
   • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
   • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
   • Levering af varer og ydelser du har bestilt
   • Administration af din relation til os
   • Formål med behandling af oplysninger på ledere, trænere og kontraktspillere:
   • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
   • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
   • Udbetaling af eventuel løn, godtgørelser, refusioner og lignende
   • Administration af din relation til os

Vi behandler personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktiviteter, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Udøvelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingenter m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter*
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, herunder DFfR, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende. Alt i henhold til Arkivlovgivningens arkiveringsregler

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Det betyder, at vi baserer indhentningen af oplysninger på forordningens Behandlingshjemmel, som er et af grundprincipperne i forordningen.

Et andet grundprincip er Interesseafvejningsreglen.

Det indebærer, at det er en absolut hovedregel, at det er unødvendigt at indhente et samtykke, forud for foreningens behandling af personoplysninger, om sine medlemmer. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder, spiller eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere/ trænere og kontraktspillere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i op til 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Alt i henhold til Arkivlovgivningens arkiveringsregler

Deling og videregivelse af personoplysninger:

Vi deler personoplysninger med nødvendige organisationer som f.eks.

DBU, Divisionsforeningen, Spillerforeningen, Willis Aps, Tryg Forsikring og Aaen & Co.

Alle er legitime samarbejdspartnere og er nødvendige i forhold til sikring af løn og arbejdsforhold, forsikring, pension, lønindberetning m.m.

Vi har sikret os, at der er en aftale med ovennævnte i forhold til behandling af personfølsomme oplysninger, som falder ind under GDPR regler vedtaget af EU maj 2018.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til data portabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Anmodningen skal ske skriftligt, eller elektronisk,

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet: www.datatilsynet.dk – dt@datatilsynet.dk – +45 33 19 32 00

Revidering af Privatlivspolitikken:

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret, samt versionsnummeret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted, samt i papirform i klubben. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom via mail, og ved opslag i klubben.

24. maj 2018

Bestyrelsen for

FC Helsingør